در مباحث روزانه به کرات ملاحظه می‌گردد که از کلمه گارانتی با تعاریف گوناگون استفاده می‌شود. استفاده نابجا از تعاریف مختلف نه تنها در سطح مدیران ارشد و عالی شرکت‌ها وجود دارد که حتی مدیران خدمات پس از فروش که باید با مفهوم دقیق این کلمه آشنا باشند با تعریف واقعی آن ناآشنا و غریب هستند. اینگونه است که در تعریف وارانتی نیز همین نقصان مشاهده می‌گردد و فرق بین این دو از نظر کارشناسان و مدیران نامشخص می‌باشد. در تعریف عام به نظر می‌آید گارانتی و وارانتی در ایران در تبیین مفاهیم زیر بکار برده می‌شود:
- گارانتی تعویض رایگان است و وارانتی تعویض به هزینه مشتری.
- گارانتی تعویض قطعه است و وارانتی تعمیر محصول.
- گارانتی ۵ سال است و وارانتی ۱۰ سال.
و بسیار معانی دیگر را می‌توان به این لیست اشاره کرد که همگی بر اساس عدم شناخت از این کلمات ناشی شده است.
تعاریف اشتباه:
عموما گارانتی و وارانتی با تعاریف و عناوین یکسان استفاده می‌شود. گارانتی را تعویض و وارانتی را تعمیر می‌نامند. گارانتی را به هزینه سازمان و وارانتی را به هزینه شرکت منظور می‌کنند. گارانتی را برای یک دوره کوتاه و وارانتی را دوره بلندتری می‌نامند.
وارانتی (Warranty) تعهد شرکت عرضه‌کننده محصول مبنی بر کارکرد صحیح محصولات عرضه شده در یک دوره معین و شرایط طبیعی به این ترتیب وارانتی برای هرگونه محصولی دارای ابعاد فیزیکی می‌باشد کاربرد پیدا می‌کند. با این تعریف مشخص می‌شود که وارانتی فقط برای عملکرد صحیح محصولات کارکرد دارد و در ارتباط با وظایف نیروی انسانی هیچ نقشی بعهده نمی‌گیرد. در تعریف وارانتی مشخصا اشاره‌ای به تعویض و یا تعمیر ندارد و انتخاب تعویض و تعمیر بر اساس قول و تعهدی است که سازمان‌ها از ابتدا به مشتری خود می‌دهند. اگر سازمانی در ابتدا بیان کند که در صورت بروز مشکل قطعه تعویض می‌شود الزاما باید نسبت به تعویض قطعه اقدام کند و در غیر این صورت می‌تواند به تعمیر نیز اقدام کند. فراموش نگردد که مطابق تعریف وارانتی سازمان‌ها ملزم به ایجاد شرایطی برای کارکرد صحیح هستند و انتخاب شرایط مطابق قول و قرار اولیه مشخص می‌گردد و نه آنچه که مد نظر مشتری است. این سازمان است که میزان حد و نهایت سرویس دهی به مشتریان خود را انتخاب می‌کند که در کدامین بازه عمل کنند. اگر سازمانی تمایل به تعویض قطعات داشته باشد، بطور مسلم میزان وفاداری مشتریان خود را افزایش خواهد داد ولی موجب بالابردن هزینه‌های اجرایی سازمان خود خواهد شد. و اگر بجای تعویض فقط تعمیرات را سرلوحه کار خود قرار دهند، بدیهی است که میزان نارضایتی مشتریان خود را افزایش خواهند شد و البته هزینه‌های سازمانی خود را نیز تحت مدیریت خویش درآورده و کاهش خواهند داد. اینجاست که سازمان تعیین می‌کند بقای آن سازمان برگرفته از افزایش میزان وفاداری مشتریان خود خواهد بود یا با کاهش هزینه‌های سازمانی خود. حد وسط را سازمان به انتخاب خود تعیین کرده و این امر را باید به اطلاع مشتری خود و پیشاپیش برساند. اینجاست که مشتری بر اساس سرویس‌های مختلفی که از سازمان‌های مختلف دریافت خواهد کرد تصمیم می‌گیرد که در زمره مشتری کدام سازمان قرار گیرد.
گارانتی (Guarantee)
موافقت به مسئول بودن در قبال بدهی یا عملکرد دیگری و انجام دین در صورت عدم اقدام طرف سوم را گارانتی نامند. مطابق این تعریف گارانتی برای خدمات کاربرد دارد و وارانتی برای محصولات و کالاها. بطور مثال ضمانت نامه بانکی یا بانک گارانتی به معنای این است که بانک متعهد به پرداخت بدهی نفر دیگر است در صورتی‌که آن شخص بدهی خود را به آن ادا نکند. یا سازمانی گارانتی می‌کند که کارگران نظافت خود به درستی فعالیت خود را به اجرا در می‌آورند.
تعهد کتبی که چیزی دارای خصوصیت، مشخصات و یا کیفیت مشخصی می‌باشد یا می‌تواند نیازی را برآورده و یا رضایتمندی را بهمراه داشته باشد.
در نگاهی دقیقتر، گارانتی در واقع نوعی پشت گرمی برای مصرف‌کننده می‌باشد. جالب است بدانید که فلسفه و ایده گارانتی نه تنها در دنیای واقعی بلکه در بسیاری از مصنوعات بشری نیز کاربرد دارد. به عنوان مثال یک سیستم عامل کامپیوتر ممکن است به برنامه‌های اجرایی گارانتی بکند که هر لحظه که برنامه نیاز به حافظه بیشتر داشت، حافظه لازم در اختیار برنامه قرار بگیرد.
زمان وارانتی یا گارانتی
وارانتی و گارانتی در حقیقت یک پیشنهاد از سوی فروشنده (تولیدکننده) است که مشتری آن را به اختیار مورد موافقت خود قرار می‌دهد. همانگونه که در ابتدا گفته شد ضمانت‌نامه‌ها به عنوان یک ابزار بازاریابی و برای جذب و وفاداری بیشتر مشتریان بکار گرفته شد و لذا سازمان‌ها بنا به اندازه و توانشان نسبت به ارائه زمان گارانتی یا وارنتی خود اقدام می‌کنند. سازمانی که دارای بینه مالی مناسب باشد می‌تواند برای محصولات خود ۵ سال وارانتی ارائه داده و در عین حال سازمان ضعیف‌تر میزان خدمات رایگان خود را کوتاه‌تر در نظر گرفته می‌شود.
دو نوع سازمان وجود دارد که تحت هیچ شرایطی حاضر به ارائه خدمات گارانتی یا وارانتی نمی‌باشند. ۱- سازمان‌هایی که دارای بنیه مالی ضعیفی بوده و قلیلی از مشتریان را به عنوان بازار هدف خود انتخاب کرده‌اند. ۲- سازمان‌هایی که به برند و محصول و کیفیت خود ایمان داشته و از راه ارائه ضمانت‌نامه بدنبال جذب مشتریان خود نیستند. برخی از خودروهای انگلیسی را می‌توان در این گروه قرار داد.
با این توضیحات، مشخص می‌گردد که میزان زمان وارانتی و گارانتی کاملاً اختیاری بوده و سازمانی که دوره‌ای را برای ضمانت‌نامه خود انتخاب می‌کند باید بین دو پارامتر نارضایتی مشتریان و یا هزینه‌های جلب رضایتمندی به یک شاخص نرمال برسد.
خلاصه اینکه با تغییر لفظ وارانتی به گارانتی میزان مسئولیت سازمان‌ها تغییر نمی‌یابد بلکه همانطور که گفته شد هر یک از این دو کلمه برای عملکرد خاصی کاربرد دارند: وارانتی برای محصول و گارانتی برای خدمت.
اما سوال این است که لفظ گارانتی چگونه وارد دایره لغات صنعت ایران گردید. این کلمه در حقیقت از زبان تجاری آلمان وارد ایران شده است و آلمانی‌ها بجای کلمه وارانتی از کلمه گارانتی استفاده می‌کنند و از آنجاییکه صنعت ایران توسط شرکت‌های آلمانی پایه‌گذاری گردیده لذا صنعت ایران از همین فرمول تبعیت کرده و همان مفهوم را در مراودات تجاری خود بکار می‌برند. اما اکنون که جامعه بین‌المللی در حال یکی شدن هستند لذا بهتر است که از کلمات به مفوهیم دقیق آنها استفاده کرد تا در مواجهه با سازمان‌های بین‌المللی دچار سوتفاهم در مفاهیم و کلمات نگردیم.